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A nota fiscal eletrônica é um documento fiscal regulamentado pela Secretaria da Fazenda. Todos os campos possíveis e suas formas de preenchimento são definidos e validados pela SEFAZ (Secretaria do Estado da Fazenda). A estrutura da nota fiscal eletrônica varia. Periodicamente são lançadas atualizações da nota que exigem o preenchimento de novos campos, novas formas de tributação, novos cálculos, entre outros dados. As notas fiscais eletrônicas que são emitidas possuem validade apenas após a autorização da Secretaria da Fazenda. Este procedimento de autorização é realizado pela SEFAZ de uma forma automatizada, apenas analisando o código XML que é enviado com os dados preenchidos na nota fiscal. Entretanto, este processo pode demorar, devido a indisponibilidade do servdor da SEFAZ, por vezes. Os demais pré-requisitos para a emissão de nota fiscal eletrônica, é ter uma inscrição estadual e um certificado digital. O ciclo de emissão da nota funciona da seguinte forma:
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Até 1000 notas Gestor de XML Suporte 24 Hrs Validade 30 dias
1. Saber qual tipo de nota sua empresa vai emitir;
O tipo de nota depende do que você precisa formalizar.
As notas podem ser de:
2. Verifique o cadastro fiscal de sua empresa junto ao governo:
Um dos fatores determinantes para o processo da nota é saber qual é o tipo de enquadramento da empresa e o tipo de nota fiscal. Seu contador é a pessoa certa para ajudar e orientar você na hora de entender o cenário, o tipo de nota que deve ser emitida etc.
3. Adquira um certificado digital:
Para ter validade jurídica, a nota fiscal eletrônica precisa de uma assinatura digital, para confirmar sua autenticidade e provar que foi a sua empresa que emitiu a nota. Você deverá adquiri-lo junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).
4. Realize seu credenciamento na secretaria da fazenda Para emitir notas de produto ou do consumidor, você precisa estar cadastrado para emitir a nota fiscal eletrônica na Secretaria de Estado da Fazenda onde sua empresa está instalada.
Para nota de serviço, o cadastro é feito junto à prefeitura de sua cidade.
5. Adote um software emissor de NF-e
Você vai precisar usar um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Essa é uma opção para substituir o emissor gratuito. Existem vários sistemas gestores que emitem NF-e a custos reduzidos no mercado, e que não necessitam desse trabalho extra. É só procurar um que esteja adequado às características e condições econômicas de sua empresa. Certamente é um investimento que vai valer a pena.
